近日，住房城乡建设部与国家档案局联合公布《城市建设档案管理规定》（住房城乡建设部、国家档案局令第61号），自2026年9月1日起施行。

这份新规全面替代了1997年出台的原规定，由原来的16条扩充为7章33条，首次专设信息化章节，明确电子档案与纸质档案具有同等效力。对于工程建设行业而言，最值得关注的是一项实质性变化：工程造价中，将明确列入一笔档案相关费用，由建设单位承担。

第一，档案相关费用列入建设工程造价。

新规第十二条明确规定：

“工程建设单位应当将档案相关费用列入建设工程造价，及时收集、整理建设工程各环节文件材料，确保归档进度与工程建设进度同步。建设工程勘察、设计、施工、监理等单位应当根据建设进度，同步开展建设工程文件材料的收集和整理工作，并按照规定将符合归档要求的工程档案交付工程建设单位。工程建设单位应当定期督促和查验归档情况。”

过去，档案费用长期处于造价构成中的灰色地带——没有专门的费用科目，在总价包干合同中容易被忽略，最终由施工单位自行垫付消化。第十二条将档案费用从隐形成本转为法定支出，要求建设单位在项目概算、预算、招标控制价中足额列支，改变了以往费用归属不清的行业惯例。

第二，竣工图编制单位与费用必须明确。

第十三条要求：

“工程建设单位应当明确建设工程竣工图编制单位和费用，组织设计、施工、监理等单位按照建设工程实际情况，在工程竣工验收前完成竣工图编制工作。”

竣工图编制是档案工作中费用最高、争议最多的环节。过去因编制责任不明引发的费用纠纷并不少见。新规明确由建设单位牵头确定编制单位和费用安排，从制度层面减少了责任推诿的空间。

第三，档案验收与竣工备案形成联动机制。

第十八条规定，工程建设单位应当在组织工程竣工验收前完成工程档案的整理立卷；第十九条进一步规定，工程建设单位应当在工程竣工验收备案前向城建档案机构移交工程档案。建设工程竣工验收备案时，主管部门须查验工程档案验收意见书。这意味着档案验收不通过，直接影响竣工备案及后续项目交付。这一联动机制为档案工作的落实提供了刚性约束。

关于本规定的适用时间节点，新规第二十八条明确：本规定施行前公布的有关规定与本规定不一致的，以本规定为准。项目在2026年9月1日前已完成档案移交的，仍适用旧版制度；9月1日及之后移交的，适用新规。新规不具有追溯力。

另外，新规第十二条要求列入工程造价的是“档案相关费用”，这是一个包含档案整理、数字化加工、竣工图编制、档案管理人员配置等多个方面的广义概念，并非仅指某一项专项服务费。在具体项目招投标和合同签订时，建议双方根据项目实际据实约定。

新规为施工单位提供了明确的法规依据，但权利从条文转化为实际回款，仍需要在合同管理和过程管控中加以落实：

• 投标阶段：如招标清单中未列明档案费用，可依据新规第十二条以书面形式提出澄清，要求明确费用归属和列支方式。

• 合同签订：建议将档案费用的承担主体、金额、支付节点等内容写入专用条款，明确列支科目和结算依据。

• 过程管理：保留档案工作相关的费用凭证和书面函件，避免结算时因缺乏依据产生争议。

• 结算环节：依据合同约定和新规要求，确保档案费用纳入最终结算范围。

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温馨提示：本文对《城市建设档案管理规定》（住建部、国家档案局令第61号）的引用均以官方公布文本为准，建议读者查阅规章全文以获取完整信息。